职场达人Vivien Luo一人身兼多个角色，她是一家会计师事务所的运营总监、一个非营利组织的总经理、一家初创公司的合伙人、一位公益组织志愿者和一个13岁男孩的母亲。每天面对海量工作的Vivien必须对每分钟都精打细算，尤其是在邮件量激增的疫情期间，她更是有了一套属于自己的邮件处理秘籍。
Vivien的邮件处理秘籍：
- 按紧急程度给邮件分类
- 专门安排“邮件回复时间”
- 在家办公更要明确邮件的时限
- 熟悉不同邮件的风格套路
“每天正常的话，公司邮件可能会在三十封左右。但是我因为还有一些其他的身份，所以也会收到数量不等的其他项目邮件。”
Vivien说，她会在收到邮件的第一时间根据紧急程度把它们简单分个类。
“比方说，我在三到五分钟之内就能够快速回复的，那我一般都会收到之后直接回复。但是如果这个邮件需要我去跟进一些其他事情，或者是需要我去跟其他的团队沟通，或者跟内部外部人员进行一些讨论的话，我会把它放在我的不同的文件夹里边。”
“根据每封邮件不同的期限，我会把它们放在不同的文件夹里边。然后定期去查看那些文件夹，去做回复。比如，一天内必须回复的邮件、三天内必须回复的邮件……在这些文件夹里面，我可能还会根据不同的工作项目做一些划分。”
你有没有曾经因为回复邮件花费大量时间进而影响了其他工作的进度呢？Vivien的习惯是，每天辟出专门的时间去回复复杂一些的邮件。
Career information session Source: Pixabay
我会把它固定在中午的时间，比方说十一点到十二点。如果我在这个阶段没有会议的话，就会集中把所有那些需要思考或者是需要沟通的邮件放在这个时间回复。
“另外我还有一个时间段也是会集中看邮件的，就是早上的八点半到九点。这个时间基本上我已经在办公室了，办公室的其他同事还没有进来。这个时间我会比较集中精力在回邮件上面。”
READ MORE
疫情当前，五大要点确保在家办公也可以保持健康
也许你也有类似的经验，我们在工作中需要和不同的人打交道。不仅需要确保自己是个可靠的客户和“队友”，也需要他人的配合和协助，在疫情在家办公期间尤为如此。Vivien说，这个时期她会对别人的回邮件速度降低一些期待。
“我不能要求大家看到邮件会马上回复给我。如果是一个比较紧急的事情的话，我多半都会先发一个邮件，然后再拨个电话告知一下，希望他马上阅读这个邮件。”
如果我期待对方在具体的时限内回复，我会告知对方，比如能不能今天下午之前给我回复之类的。
READ MORE
研究显示：疫情后大部分雇员希望继续在家办公，保持灵活工作方式
由于Vivien会在工作中接触不同的人，所以她也对不同文化背景下的邮件风格有一定的了解。她认为，大体上区别不大，但是在问候语上还是有一点差别的。
“华人比较直接，一笔带过。英文邮件会相对稍微多问候一点点。特别是经过了一个长周末的时候，周一回复邮件的时候多多少少都会带一句。‘你的上一个周末是不是过得很好啊？’‘我觉得你应该是过了一个非常放松的周末’等等。”
和非华人客户或者合作伙伴沟通时要多寒暄那么两句，这是我基本上的感觉。
“另外在使用一些特殊符号或者是标注出重点内容的时候，有可能我们华人的习惯和其他国家的人的习惯会有一些略微的不同。”
“有的时候差异不是存在某个族群当中，更多的是不同的企业有不同的文化。”
在被问及不受欢迎邮件习惯时，Vivien专门提到了称谓的问题。
Source: Getty/FG Trade
我自己不太喜欢没有称谓的邮件。有的人回复快一些就不写称谓了或者在外面用手机回复的邮件没有称谓。我觉得可能内部的同事之间还OK。但是多多少少，我不觉得这是一个比较好的表达方式。特别是对于外部人员。
“另外我不是很喜欢特别长的邮件。这涉及到个人写邮件能力。大家都希望有效地利用邮件的手段，而不是来来回回讲一件事情或者说抓不住重点。相对来说，邮件形式最好是短小精悍的。”
READ MORE
如何订阅SBS中文的newsletter？
澳大利亚人必须与他人保持至少1.5米的社交距离，请查看您所在州或领地的最新社交限制措施。
如果您出现感冒或流感症状，请留在家中并致电家庭医生或全国冠状病毒健康信息热线1800 020 080安排测试。
SBS致力于用63种语言报道最新的COVID-19新闻和信息，详情请前往：sbs.com.au/coronavirus。
